Возможности использования Зарегистрированные в СЭД Е1 документы попадают в оперативный архив, из которого их можно быстро извлечь средствами поиска. После завершения работы над документом и/или снятия его с контроля он может быть списан на долговременное хранение в раздел архивных документов.

1. Программа Для Создания Документов
2. Скачать Программу Для Создания Документов
3. Скачать Текстовый Документ

Хранение документов осуществляется в папках (делах) с учетом установленных сроков хранения. При этом возможна установка связи между архивными документами и документами, находящимися в оперативном документообороте, обеспечивается сквозной поиск как по оперативной базе, так и по архивной. Система обеспечивает мгновенный поиск документов по любому виду запроса.

Программа обладает достаточно богатым набором функций для просмотра и анализа. Архив документов. Программа для ведения базы данных и учета посетителей, организаций.

Результат поиска ― это список документов, удовлетворяющих запросу, с перечнем значений реквизитов найденных документов. Результаты поиска вместе с правилами отбора могут быть сохранены в виде личной папки, в которой впоследствии пользователь будет видеть обновленные результаты поиска по тем же правилам. Для удобства работы с архивом документов система позволяет представлять сохраненные запросы в виде иерархической папочной структуры как для общего, так и для личного использования с учетом прав доступа. Для документов, имеющих текстовое представление, система обеспечивает возможность поиска по словам и фразам, содержащимся в документе ― контекстный поиск. Кроме того, если в регистрационной карточке заполнено поле «Краткое содержание», то можно осуществлять контекстный поиск по словам и словосочетаниям, записанным в этом поле. Также можно организовывать поиск одновременно по реквизитам и по контексту документа.

Поиск производится с учетом морфологии русского языка. Отдельный вид поиска ― поиск по контрольным документам и поручениям. Данный вид поиска позволяет получить оперативную информацию о состоянии того или иного задания. Преимущества для Вашего бизнеса. Ищите документы в 30 раз быстрее. Сократите время подготовки выборки документов в 20 раз.

Определяйте права доступа к архиву для различных групп сотрудников. Однозначно задавайте места хранений бумажных копий документов. Сократите расходы на корпоративный архив в 7 раз. Обращайтесь в архивную службу в 20 раз реже.

Получите возможность доступа к истории изменений всех архивных документов. Не тратьте время на ведение учета архивных документов. Сократите количество потерянных документов на 95%. Объедините документы удаленных подразделений в общем хранилище. Создавайте единую базу электронных документов любых форматов (.doc,.xls,.pdf,.tif,.jpeg,.wav и т.

Д.) в соответствии с регламентами и классификацией, принятыми в организации. Импортируйте бумажные (с помощью встроенных средств сканирования) и электронные документы, том числе в автоматическом режиме (функция ).

Поддерживайте коллективную работу с документами: версионность, назначение заданий и т.д. Осуществляйте оперативный доступ к документам, в том числе с использованием полнотекстового поиска с учетом морфологии русского языка. Создавайте отчеты и аналитические справки. Обеспечивайте информационную безопасность путем разграничения прав доступа, протоколирования действий пользователей, применения ЭЦП и криптографического шифрования, а также автоматического резервного копирования базы документов. Обработка первичных документов У вас скопилось куча бумажных документов, которые не помещаются в офисе? С помощью Е1 вы можете отсканировать документы как по отдельности, так и все сразу с помощью потокового сканера. Функция распознавания и поиска по штрих коду позволит автоматически присоединить отсканированные документы к карточкам ЕВФРАТ.

Распознавание уже встроено в Е1 и не требует дополнительных вложений средств в систему. Можно распознать любой файл как со сканера, так и уже отсканированный ранее. Функция OCR уже настроена и готова к использованию после внедрения системы. Возможности использования Сканируйте и распознавайте документы без привлечения специалистов, прикрепляйте к регистрационным карточкам Е1 любое количество документов произвольного формата и размера. Чтобы документ было легко найти по содержимому в Е1 встроена функция полнотекстового распознавания документов на 23 языках, быстрый поиск по штрих коду без лишних движений. Получайте уже распознанные документы и прикрепляйте их к РК со сканера, либо используйте ранее созданные копии документов. Прочувствуйте все удобства автозаполнения РК и убедитесь в том, что с Е1 легко и удобно работать с любыми документами.

Преимущества для Вашего бизнеса. Использование регистрационных карточек для быстрого поиска по документам. Прикрепление любого количества документов произвольного размера и формата. Получение документов со сканера или прикрепление ранее созданных файлов документов. Сканирование и прикрепление документов в формате PDF/A стандарта ISO 19005-1:2005. Полнотекстовый поиск документов на 23 языках.

Распознавание файлов. Прикрепление документов по одному или группой.

Нет необходимо дополнительного встраивания и приобретения лицензий на распознавание. Сканирование и распознавание Система имеет собственную встроенную систему сканирования и распознавания, в основе которой лежит система оптического распознавания текстов Cuneiform. Сохранение и сжатие распознанного документа происходит с помощью технологии Cognitive PDF/A, что позволяет уменьшить размер документа в 10 раз без потери качества. Помимо этого, реализована уникальная функция Drag&Recog, которая предназначена для переноса и быстрого распознавания реквизитов с отсканированного изображения документа в поля регистрационно-контрольной карточки (РКК). Использование Drag&Recog позволяет существенно экономить время при заполнении РКК документа.

Возможности использования. Используйте быстрое распознавание содержания документа с высокой степенью точности.

Соотносите распознанное содержимое документа со стандартными реквизитами РКК. Используйте автоматическое заполнение РКК из содержимого документа. Настраивайте автоматическую постановку перенесенного документа на соответствующий ему маршрут. Преимущества для Вашего бизнеса.

Регистрируйте документы прямо со сканера. Сократите время регистрации документов более чем в 10 раз. Снизьте количество ошибок при заполнении РКК на 90%. Полностью автоматизируйте процесс регистрации некоторых типов документов, освободив более 15 человеко-часов в месяц.

Сегодня этот вопрос решен - на рынке САПР представлено большое количество графических пакетов как отечественного, так и иностранного производства. Однако обнаружилось, что как только конструкторы и технологи начали плодить огромное количество документации, возникла проблема навигации в большом объеме электронных архивов графической и текстовой документации. После того, как пользователи столкнулись с задачей ориентации среди различных версий, изменений и модификаций одного и того же изделия, оказалось, что начинать надо было не с модели и электронных рабочих чертежей, а с организации виртуальной среды обслуживания и контроля работы инженера со средствами САПР. Прежде всего, посмотрим, какое программное обеспечение для решения этой проблемы имеется за рубежом? А есть там много программ, предназначенных для решения подобных задач, но для работы в наших условиях требуется их переработка, локализация и адаптация. Дело в том, что у нас процесс работы с документацией, в прочем, как и сам комплект рабочей документации сильно отличаются от принятых на Западе.

Многих форм документов у них просто нет, некоторые технические вопросы, например проводки изменений, структура и оформление архива у них тоже отличаются от принятых в России. В связи с этим некоторые разработчики стали заниматься созданием такого рода систем. Требовалось решить задачу структурированного хранения комплектов электронных документов, поиска нужного документа или чертежа по заданным критериям, проводки изменений в архиве и сохранения при этом всех предыдущих вариантов. Кроме этого, надо было решить проблему утверждения документов и проводок с помощью электронной подписи, технически реализовать процедуры быстрого просмотра выбранных документов и визуализации дерева проектов.

Вместе с тем на рынке в течение уже целого ряда лет присутствовала программа Search, разработки компании «Интермех» из Белоруссии. Программа предназначена для решения задач документооборота, ведения электронных архивов и на сегодняшний день является практически единственной законченной программой для решения этих задач. С точки зрения пользователей, система Search хорошо вписывается в сложившуюся на наших предприятиях методику работы с документами и проектами. Она значительно превосходит по своим функциональным возможностям недавно появившиеся отечественные и иностранные разработки для выполнения этого круга работ. Ведение архива документов Электронный архив программы Search представляет собой базу данных для хранения электронных документов, сопроводительной информации и описания ключей, необходимых для поиска, идентификации и выборки требуемых документов. С целью упорядочения документов в базе по их статусу (утвержден/не утвержден), типу (конструкторские/технологические) и другим признакам, в Search предусмотрена модель единого электронного архива, в который включаются все архивы различного назначения и статуса.

Сами файлы документов хранятся централизованно на сервере, что обеспечивает авторизованный доступ к информации, облегчает процедуры резервного копирования и администрирования архива в целом. Применяемая в Search технология сжатия файлов на клиентских ПК и передачи их на сервер в упакованном виде позволяет в несколько раз снизить трафик в сети, требования к установленному сетевому оборудованию, объемам и качеству аппаратных ресурсов как на сервере, так и на рабочих станциях пользователей.

Файлы запаковываются и хранятся в «шкафах» в сжатом виде на рабочей станции. Выбор способа сжатия зависит от скорости сети, производительности рабочей станции, а также от наличия свободного места на жестком диске сервера.

Предусмотрено несколько видов сжатия, быстрое, обычное и максимальное. При максимальном сжатии чертежи уменьшаются в 6 раз, текстовые файлы в 7, а документы в форматах Word и Excel в 14 раз. Для процесса упаковки информации используется код, примерно похожий на код библиотек ZLIB.

Используемые в Search методы хранения информации позволяют снизить себестоимость хранения и обслуживания электронных документов. Например, для размещения 1 миллиона сложных машиностроительных чертежей в формате AutoCAD (при среднем размере файла 200 Кбайт), достаточно 50 Гбайт дискового пространства. В следующих версиях появится возможность хранения электронных документов непосредственно в библиотеках на магнитооптических накопителях с автоматической миграцией редко используемых документов на более медленные носители. Текущая версия Search позволяет использовать ленточные и магнитооптические накопители для хранения резервной копии базы данных. Работа с документами и чертежами Традиционно одна из основных функций системы PDM - ведение состава изделий. Практически во всех системах данная процедура осуществляется с помощью интерфейса наподобие Windows Explorer. Это значит, что конструктор должен составлять проектируемое изделие из папок и документов, воображая себе при этом, что это редукторы, валы, винты и гайки.

Программа Для Создания Документов

Удобно это или нет - можно долго спорить. Однако разработчики этих систем не учли такого важного понятия, как применяемость изделий, в силу чего проектные связи в большинстве случаев нельзя представлять в виде дерева.

Но это еще не самый серьезный минус - с получившимся ветвистым деревом на производство не пойдешь. Там нужен документ, выполненный в соответствии с нормами ЕСКД, а именно: конструкторская спецификация. Западные системы вместо этого документа ориентируются на собственные стандарты (например ВОМ, который рисуется на сборочном чертеже).

В отечественных программах можно получить отчет, имеющий некоторое сходство с конструкторской спецификацией, но не учитывающий правил сортировки, простановки позиций, отличий в бланках групповых спецификаций и т.д. Кроме того, этот отчет нельзя сохранить в архиве в качестве документа, а ведь конструкторская спецификация - это главный документ, определяющий состав выпускаемого изделия. Общий вид спецификации в соответствии с требованиями ГОСТ В Search ведение проектов организовано иначе. В состав системы входит редактор конструкторских спецификаций (рис. 1), которые создаются и хранятся в системе точно так же, как и остальные документы.

Конструктор оформляет спецификацию для сборочного узла, а система строит по ней проектные связи. Если используется весь комплекс программ «Интермех» для автоматизации рабочего места конструктора, включающий чертежную систему CADMECH, редактор текстовых документов AVS, базу данных справочных материалов IMBASE, то конструкторские спецификации будут генерироваться автоматически в соответствии с разработанным сборочным чертежом изделия. Сами же чертежи и трехмерные модели создаются с помощью такого рабочего места конструктора гораздо быстрее, чем в так называемых «тяжелых» САПР, которые считаются таковыми не потому, что многое умеют, а потому, что в них тяжело сделать что-нибудь не очень сложное. Редактор спецификаций, входящий в состав комплекса, позволяет создавать как единичные спецификации, так и групповые формы А и Б, а также зеркальные спецификации. Можно настроить форму вывода спецификации в соответствии со стандартами конкретного предприятия, установить сложные правила сортировки и нумерации записей и т.д. Кроме того, в спецификациях поддерживаются заменители - конструктор может записать, какие из позиций допускается заменять на другие позиции, а эта информация будет учтена в будущем при получении состава изделия.

По записям в спецификациях система Search ведет базу данных изделий предприятия, в которую попадают все сборочные узлы и детали (даже если на них еще не созданы конструкторские документы), а также стандартные и прочие изделия и материалы. Сформировав такую базу, в дальнейшем, при составлении спецификаций можно выбирать из нее записи и вставлять их в нужные разделы спецификации. В Search встроены мощные средства просмотра состава и определения применяемости изделий.

Во-первых, можно просмотреть и распечатать информацию о составе и применяемости изделия в виде таблицы, а также преобразовать ее во множество форматов баз данных и электронных таблиц. Для групповых изделий можно получить список различий в исполнениях. Графическое представление структуры изделия Одним из важнейших достоинств Search, которое присуще только большим и дорогостоящим системам, является возможность получить развернутый состав и применяемость изделия с учетом единиц измерения. Это позволяет службам снабжения предприятия получить полную информацию о потребности в комплектующих и материалах при производстве того или иного изделия. В программе присутствует режим графического представления структуры изделия в виде схемы, которая позволяет наглядно проследить связи (рис. В обоих режимах есть возможность сделать невидимыми те или иные узлы, что упрощает чтение схемы, а также исключает из схемы изделия или детали узлов, которые поставляются на предприятие уже в собранном виде. Разработанный конструкторский документ обязательно должен быть классифицирован - ему должны быть присвоены обозначение (децимальный номер) и наименование.

Search предлагает механизм подключения любого используемого на предприятии классификатора. И что немаловажно, в базовую поставку системы уже включен иллюстрированный классификатор в соответствии с ЕСКД.

Процедура проводки изменений в документах В процессе работы с технической документацией очень важным является вопрос сопровождения документации на протяжении всего жизненного цикла выпускаемых предприятием изделий. Изменение конструкторских и технологических документов строго регламентировано стандартами, требует выпуска сопроводительных документов (извещений об изменениях), строгих процедур согласования всех изменений и зачастую занимает больше времени, чем разработка и выпуск самой документации. В современных зарубежных и отечественных системах, предлагаемых компаниями «Аскон», «ТопСистемы» и Autodesk это решается обычно в виде простой регистрации изменений, которые происходили с тем или иным документом за время его жизни. Более мощные системы от SAP и Unigraphics позволяют сохранить предыдущие версии измененных документов для определения сделанных изменений в той или иной версии документа. На практике увидеть, какой из сотни размеров на чертеже формата А0 был изменен, не сразу сможет даже сам разработчик.

Автоматически зарегистрировать изменение конструкторской спецификации в таких системах вообще невозможно, поскольку спецификаций как документов там просто не существует. В программе Search все изменения в утвержденных документах могут производиться на основании извещений об изменениях. В состав системы входит специализированный редактор извещений, позволяющий оформлять извещения в полном соответствии с требованиями ЕСКД. Поскольку на многих предприятиях безбумажная технология пока еще относится к технологиям будущего, существует необходимость вывода документов из электронного архива на бумажные носители. Search позволяет проводить изменения в бумажных копиях документов различными способами: автоматической заменой (перевыпуском) старой версии комплекта документации на новый и традиционными способами (замещением мест изменений на новые, дописыванием изменений в существующие документы и т.д.).

Электронная версия документа всегда соответствует его последней редакции и после утверждения извещения становится действующей. Для просмотра истории изменений в документе программа Search сохраняет его предыдущие версии в архиве и ведет список модификаций. Кроме извещений об изменениях, Search позволяет выпускать предварительные извещения и предложения об изменениях.

Извещения могут выпускаться как на один, так и на несколько документов. Бланк извещения может быть отредактирован администратором системы с помощью редактора бланков. Редактор извещений (рис. 3) позволяет вставлять в ни графические и текстовые фрагменты из документов, выполненных при помощи любых редакторов и текстовых процессоров. Для автоматизации процедуры согласования документов в Search имеется маршрутизатор документов.

Формирование извещения об изменении в изделии Работа в Internet Глобальные сети перестают быть сегодня чем-то недоступным и все больше людей осознают преимущества, которые предоставляет предприятиям единое информационное пространство, объединяющее головные офисы, заводы, НИИ и другие организации, участвующие в общем научном или производственном проекте. Однако приложения, написанные для работы в локальных сетях, не всегда смогут работать в глобальных сетях, поэтому еще два-три года назад большинство западных систем документооборота обзавелись модулями, позволяющими получать доступ к единому хранилищу документов предприятия из глобальных сетей.

Скачать Программу Для Создания Документов

Отечественные разработчики, видимо считают, что доступ в Internet достаточно дорог для российских предприятий, поэтому очень мало наших систем документооборота имеют модули удаленного доступа к документам. Программа Search для этих целей снабжена модулем Search Remote Client, позволяющим из Web-браузера получать доступ к документам, хранящимся в архивах Search, подключенным к Сети. Использование Search Remote Client позволяет:. получать доступ к документам с любого компьютера, подключенного к глобальной сети, независимо от его географического расположения;.

Скачать Текстовый Документ

использовать для работы с документами любую аппаратную платформу и операционную систему с Web-браузером;. публиковать в Internet описание выпускаемых на предприятии изделий. Некоторые удобные мелочи При ведении архивов технической документации постоянно возникает необходимость быстрого просмотра их содержимого. Для этого Search оснащен системой SHOW, позволяющей просматривать чертежи, выполненные в AutoCAD и Mechanical Desktop в формате DWG, либо чертежи из других CAD-систем, сохраненные в формате DXF (рис. SHOW, также позволяет просматривать файлы в форматах SLD, SLB, ВМР, WMF, EMF, ICO, JPG, GIF, TIF, PCX, TGA, FLI, FLC, IFF, PIC и PNG. Общий вид меню Show для быстрого просмотра информации Программа обладает достаточно богатым набором функций для просмотра и анализа чертежей: масштабирование, панорамирование, просмотр общего вида, просмотр чертежа по слоям; просмотр пространства листа и пространства модели, просмотр модели в тонированном виде, просмотр моделей, созданных в Mechanical Desktop, выбор и просмотр блоков чертежа.

Имеется также возможность нанесения на чертеж замечаний и исправлений в режиме red-line без изменения самого чертежа. Об авторах Дмитрий Жуков — сотрудник компании «Интермех» (Белоруссия), Лариса Егорова и Василий Муравьев — менеджеры АО «Русская промышленная компания». С ними можно связаться по электронной почте по адресу: Поделитесь материалом с коллегами и друзьями.